REGULAMIN KONFERENCJI

Regulamin Konferencji „E-Learning Fusion 2024”: Digital Learning Conference & Exhibition

§ 1

POSTANOWIENIA OGÓLNE

Pojęcia użyte w Regulaminie oznaczają:

  1. Cena – cena za udział w Konferencji i Expo zgodnie z §3 Regulaminu,
  2. Dane osobowe – dane pozwalające na zidentyfikowanie osoby fizycznej,
  3. Na warunkach płatnych w Konferencji – wysyłana jest proforma w celu zapłaty za udział,
  4. Notyfikacja – elektroniczna forma powiadomień dotycząca Konferencji i Expo lub wydarzeń związanych z Konferencją i Expo
  5. Organizator / Digital Learning Centre ul. Algierska 7, 03-977 Warszawa, tel. +48 786-984-808 biuro@dlc.org.pl, REGON: 381045935, NIP: 1132981343 wpisaną pod numerem KRS: 0000745341 do Rejestru Przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, kapitał zakładowy: 5.000 zł (wpłacony w całości),
  6. Strona Wydarzenia: www.elearning-fusion.pl
  7. Konferencja odbywa się w Arche Hotel Krakowska, Warszawa 02-180, Al. Krakowska 237. W przypadku zaistnienia siły wyższej, wprowadzenia stanu epidemii, zagrożenia epidemicznego lub innego zdarzenia uniemożliwiającego lub poważnie utrudniającego zorganizowanie konferencji w formule stacjonarnej, zmianie może ulec termin konferencji lub może ona zostać zorganizowana w formule online.
  8. Osoba trzecia – osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej w rozumieniu przepisów prawa polskiego inna niż Organizator, Uczestnik lub/i Nabywca,
  9. Polityka Prywatności – określa sposób przetwarzania danych, w tym plików cookies i przesyłania Notyfikacji. Polityka Cookies dostępna jest na stronie www. wydarzenia,
  10. Regulamin – niniejszy dokument określający zasady i warunki Konferencji i Expo, określający prawa i obowiązki Organizatora i Uczestnika,
  11. Rejestracja – czynność dokonywana w celu zgłoszenia Uczestnika do udziału w Konferencji i Expo,
  12. Siła wyższa – zdarzenie zewnętrzne, nie dające się przewidzieć, o charakterze przypadkowym lub naturalnym (żywiołowym), jak np.: pożar, wybuch, awaria zasilania, trzęsienie ziemi, powódź, oberwanie chmury, zamieszki, działania organów cywilnych lub wojskowych, wojna, akty terroryzmu (w tym cyberataki), stan zagrożenia epidemią choroby zakaźnej,
  13. Uczestnik – osoba fizyczna lub osoba prawna lub inny podmiot, która zawarła Umowę z Organizatorem w związku z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą albo wykonywanym zawodem,
  14. Umowa – umowa o udział i przeprowadzenie Konferencji i Expo zawarta pomiędzy Uczestnikiem i Organizatorem w momencie potwierdzenia Rejestracji, na zasadach określonych w Regulaminie.

§ 2

REJESTRACJA

  1. Rejestracji można dokonać wyłącznie za pośrednictwem wypełnienia formularza dostępnego pod adresem URL: https://elearning-fusion.pl/ticket/
  2. W przypadku jeżeli Uczestnik zgłasza dodatkową osobę, winien ją zarejestrować oddzielnie w formularzu celem dopełnienia obowiązku informacyjnego w zakresie pozyskania danych osobowych niebezpośrednio od osoby, której dane dotyczą oraz w celu potwierdzenia jej udziału w Konferencji i Expo oraz wyrażenia zgody na realizację Umowy względem tej osoby zgodnie z Regulaminem. Warunkiem udziału w Konferencji i Expo jest przeczytanie i akceptacja postanowień Regulaminu przez tę osobę.
  3. W przypadku organizacji Konferencji i Expo w formule online, uczestnicy zostaną poinformowani o warunkach technicznych uczestnictwa.

§ 3

CENA ZA UDZIAŁ

  1. Udział w Konferencji i Expo jest:
    1. bezpłatny dla gości zaproszonych przez Organizatora – wymagający pisemnego (e-mail) potwierdzenia o kwalifikacji zgłoszenia.
    2. płatny w Expo – płatność na podstawie proformy przesłanej drogą elektroniczną. Rejestracja dotycząca udziału płatnego, obejmuje udział w Expo w dniu 12 lub 13 listopada 2024r.
    3. płatny w Konferencji – płatność na podstawie proformy przesłanej drogą elektroniczną. Rejestracja dotycząca udziału płatnego, obejmuje udział w Konferencji i Expo w dniach 12 - 13 listopada 2024r.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu, agendy, formuły Konferencji i Expo oraz ma obowiązek do poinformowania o tym fakcie Uczestnika w terminie nie krótszym niż 7 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia Wydarzenia, tj. 5 listopada 2024r.
  3. Warunki udziału, aktualne ceny lub zniżki określone są przy zgłoszeniu na Stronie wydarzenia
  4. Potwierdzony Udział płatny obejmuje udział w Konferencji i Expo, materiały konferencyjne, przerwy kawowe i posiłek.
  5. Potwierdzony Udział nie obejmuje kosztów dojazdu i zakwaterowania.
  6. W przypadku płatnego uczestnictwa do ceny należy doliczyć podatek VAT w wysokości 23%. W przypadku, jeżeli podmiot korzysta ze zwolnienia VAT, należy przesłać do Organizatora stosowne oświadczenie w terminie nie później niż na 7 dni przed datą Konferencji i Expo.
  7. Cena jest niezmienna niezależnie od formuły Konferencji i Expo (stacjonarna/online) lub zmiany terminu.
  8. W przypadku dodatkowych pytań prosimy o kontakt mailowy lub telefoniczny: elf@dlc.org.pl lub 786 984 808.

§ 4

ZASADY UDZIAŁU W KONFERENCJI I PRZEBIEG

  1. Konferencja i Expo skierowana jest do osób z branży HR, właścicieli firm szkoleniowych i doradczych, a także dostawców narzędzi w obszarze rozwoju i szkoleń, firm konsultingowych, pracowników naukowych oraz innych osób zainteresowanych cyfrowym nauczaniem oraz szkoleniami.
  2. Program Konferencji jest dostępny na Stronie wydarzenia
  3. Konferencja i Expo organizowana jest z udziałem organizacji wymienionych na Stronie wydarzenia.
  4. W czasie Konferencji i Expo mogą pojawić się materiały promujące lub informacyjne Partnerów wydarzenia, Sponsorów oraz Wystawców.
  5. Uczestnicy nie otrzymują certyfikatów udziału w Konferencji i Expo.
  6. Warunkiem udziału w Konferencji i Expo lub w samym EXPO jest Rejestracja oraz zaakceptowanie niezbędnych zgód RODO oraz niniejszego Regulaminu.
  7. W przypadku płatnego uczestnictwa w Konferencji i Expo – płatność na podstawie proformy oraz pisemne (e-mail) potwierdzenie uczestnictwa.
  8. Zgłoszenia do udziału w Konferencji i Expo są przyjmowane:
    1. w przypadku uczestników zakwalifikowanych do udziału w Expo jako bezpłatnych – do 5 dni przed planowanym terminem lub do wyczerpania puli wolnych miejsc,
    2. w przypadku uczestników płatnych do udziału w Konferencji i Expo – do 5 dni roboczych poprzedzających konferencję, tj. 5 listopada 2024r.
  9. Potwierdzeniem udziału w Konferencji i Expo jest przyjęcie zgłoszenia przez Organizatora. Brak udziału w Konferencji i Expo nie zwalnia Uczestnika z obowiązku dokonania zapłaty za udział (w przypadku uczestnictwa na zasadach płatnych).
  10. Organizator ma prawo odmówić uczestnictwa w Konferencji i Expo Uczestnikowi, który:
    1. w przypadku płatnego uczestnictwa, gdy: nie zrealizował wpłaty za uczestnictwo w Konferencji i Expo
    2. w przypadku bezpłatnego uczestnictwa, gdy: wyczerpana została pula wolnych miejsc
  11. Wpłaty w terminie uważa się za zrealizowane w ciągu 7 dni od daty wystawienia i doręczenia faktury proforma lub najpóźniej w terminie na przeddzień wydarzenia, a w przypadku gdy zgłoszenie następuje w terminie na 7 dni przed Konferencją i Expo gdy płatność następuje maksymalnie w przeddzień wydarzenia. W szczególnie uzasadnionych przypadkach możliwy jest kontakt z Organizatorem i modyfikacja tego zapisu zgodnie z zaakceptowanymi warunkami przez Organizatora i Nabywcę.
  12. Niedokonanie wpłaty nie jest tożsame z rezygnacją z wzięcia udziału w Konferencji i Expo. Uczestnik może rozwiązać Umowę (odwołać uczestnictwo) najpóźniej 30 dni przed Konferencją i Expo w drodze wysłania stosownego oświadczenia na adres e-mail elf@dlc.org.pl. W takim wypadku Organizator przyjmuje rezygnację, a zapłacona Cena za uczestnictwo w Konferencji i Expo zostanie zwrócona przelewem bankowym, na numer rachunku, z którego dokonano zapłaty lub na rachunek wskazany przez rezygnującego Nabywcę. Kwota zwrotu zostanie pomniejszona o 70% wartości opłaconego udziału, na poczet kosztów, jakie poniósł Organizator w związku z deklarowanym udziałem. W przypadku odwołania uczestnictwa nie później niż na 60 dni przed Konferencją i Expo, kwota zwrotu zostanie pomniejszona o 50 % wartości opłaconego udziału.
  13. Wszelkie materiały oraz miejsce zostaną przygotowane i zarezerwowane dla Uczestnika.
  14. Uczestnik potwierdzony na warunkach wskazanych w ust. 12 może rozwiązać Umowę (odwołać uczestnictwo) najpóźniej na 30 dni roboczych przed wydarzeniem w drodze wysłania stosownego oświadczenia na adres e-mail do osoby kontaktowej wskazanej w warunkach udziału na etapie Rejestracji. W przypadku odwołania uczestnictwa w późniejszym terminie, Uczestnikowi nie przysługuje zwrot wpłaconej ceny.
  15. Uczestnik zgadza się na wykonywanie zdjęć, nagrań audio-video i transkryptów w trakcie Konferencji i Expo z udziałem Uczestnika. Organizator ma prawo wykorzystywać zdjęcia/nagrania/fragmenty transkryptów z wizerunkiem Uczestnika w celach marketingowych i promocyjnych w kontekście Konferencji i Expo.
  16. Debaty/prelekcje mogą być docelowo utrwalane za pomocą urządzeń audio/video, w tym mogą być transmitowane np. social mediach lub za pomocą innych środków umożliwiających publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym. Uczestnictwo czynne, w tym jako gość, w webinarach live jest jawne, a zatem sylwetka lub wizerunek Uczestnika ujęte indywidualnie lub jako element większej całości mogą być udokumentowane fotograficznie, dźwiękowo lub filmowo, a materiały uzyskane w ten sposób mogą być rozpowszechniane przez Digital Learning Centre sp. z o.o. oraz przedstawicieli prasy w celach informacyjnych i promocyjnych związanych z działalnością przez Digital Learning Centre sp. z o.o., sponsorów i partnerów. Uczestnik biorący czynny udział w webinarze live akceptuje możliwość wskazanego powyżej utrwalenia i wykorzystania jego sylwetki lub wizerunku jako uczestnika webinaru. Jeżeli w związku z rejestracją, uczestnictwem w webinarach, Uczestnik przekaże Digital Learning Centre jakiekolwiek materiały np. biogramy, fotografie, grafiki lub nagrania w celu ich wykorzystania lub udostępnienia w związku z danym uczestnictwem, przekazanie takie stanowić będzie upoważnienie, niewyłączną licencję – dla przez Digital Learning Centre sp. z o.o. oraz sponsorów i partnerów przez Digital Learning Centre sp. z o.o. – do ich wykorzystania zgodnie z ustalonym przeznaczeniem.
  17. Uczestnik zobowiązuje się do posługiwania się prawdziwymi, tj. zgodnymi ze stanem faktycznym i prawnym danymi, w tym danymi osobowymi, co do których ma pełne prawo do posługiwania się nimi.
  18. Uczestnik zobowiązany jest do udziału w Konferencji i Expo w sposób nieprowadzący do utrudniania lub zakłócania przeprowadzenia wydarzenia oraz niepodejmowania jakichkolwiek działań, które są niezgodne z przepisami powszechnie obowiązującego prawa bądź dobrymi obyczajami, a także naruszających dobra osobiste innych Uczestników lub Nabywcy, osób trzecich lub uzasadnione interesy Organizatora albo innych Uczestników, Nabywcy lub osób trzecich.
  19. Organizator może zapytać Uczestników o ogólną opinię i poziom zadowolenia z przeprowadzonej Konferencji i Expo, w tym organizacji oraz sposobu zapisu. Opinie mogą być zbierane w formie pytań lub krótkich ankiet dostępnych w formie papierowej lub elektronicznej.
  20. Organizator może prowadzić i publikować statystyki dotyczące Konferencji i Expo.
  21. Organizator ma prawo do przesyłania Notyfikacji zgodnie z Polityką Prywatności.

§ 5

ODPOWIEDZIALNOŚĆ

  1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za:
    1. niepoprawnie wpisane dane przez Uczestnika,
    2. brak dostępu do sieci Internet uniemożliwiające dokonanie Rejestracji albo ograniczenia w jego dostępności,
    3. brak możliwości dojazdu Uczestnika na Konferencję, w razie stacjonarnej formuły konferencji
    4. z tytułu wystąpienia jakichkolwiek szkód po stronie Uczestnika, spowodowanych korzystaniem lub niemożnością korzystania przez Uczestnika z Usług takich jak: utrata danych, opóźnienia w ich otrzymaniu lub przesłaniu, opóźnienia spowodowanych brakiem transmisji, nieprawidłową transmisją lub innymi przerwami w świadczeniu Usług, spowodowanych przez czynniki niezależne, a za czynniki niezależne uważa się w szczególności:
      • awarie transmisji lub łączy telefonicznych, obciążenia łączy, brak dostępu do sieci operatorów krajowych i zagranicznych lub nieprawidłowości w działaniu takich operatorów telekomunikacyjnych;
      • przerwy w dostawie energii elektrycznej oraz awarie urządzeń technicznych i inne tego typu okoliczności, za które odpowiedzialni są dostawcy usług i operatorzy telekomunikacyjni;
      • przerwy eksploatacyjne oraz inne przerwy o charakterze technicznym;
      • okoliczności, za które odpowiada Uczestnik, takie jak awaria urządzeń lub oprogramowania Uczestnika, błędy w obsłudze lub konfiguracji lub inne okoliczności uniemożliwiające spełnienie wymagań technicznych uczestnictwa w Konferencji i Expo.
      • nieprzestrzeganie przez Uczestnika postanowień niniejszego regulaminu,
      • działanie siły wyższej,
      • poniesione szkody jak i utracone korzyści przez Uczestnika, Nabywcę lub osoby trzecie, które spowodowane zostały na skutek odwołania Konferencji przez Organizatora w wyniku siły wyższej (zdarzenia losowe, na które nie miał wpływu Organizator) lub na skutek decyzji organów administracji publicznej lub zmiany prawa, w szczególności obowiązywania ograniczeń mogących mieć wpływ na możliwość organizacji i przebiegu konferencji.
      • poniesione szkody jak i utracone korzyści przez Uczestnika, Nabywcę lub osoby trzecie, które spowodowane zostały na skutek podania nieprawdziwych danych przez osobę dokonującą Rejestracji,
      • poniesione szkody jak i utracone korzyści przez Uczestnika, Nabywcę lub osoby trzecie, które spowodowane zostały na skutek działania lub zaniechania osób trzecich, na które nie miał wpływu Organizator,
  2. Uczestnik na własne ryzyko i na własną odpowiedzialność bierze udział w Konferencji i Expo.
  3. Organizator nie ma wpływu na to, w jaki sposób Uczestnik wykorzysta wiedzę i umiejętności nabyte w czasie Konferencji i Expo.
  4. Odpowiedzialność Organizatora za szkody poniesione przez Uczestnika, w tym w wyniku dostępu do jego danych osób nieupoważnionych, utraty danych lub opóźnienia w otrzymaniu lub przesłaniu danych jest realizowana po przeprowadzeniu procedury reklamacyjnej określonej w §6 .

§ 6

REKLAMACJE

  1. Reklamacje prosimy składać w możliwie jak najszybszym czasie od dnia wystąpienia szkody. Prosimy podać swoje dane (imię, nazwisko, nazwę firmy) oraz możliwie dokładnie opisać nieprawidłowości (uwzględniając czas i miejsce ich wystąpienia). Prosimy o kontakt na adres e-mail do osoby kontaktowej wskazanej w warunkach udziału na etapie Rejestracji.
  2. Rozpatrzenie reklamacji następuje w najszybszym możliwym terminie jednak nie dłuższym niż 30 dni.
  3. Za dzień wniesienia reklamacji przyjmuje się̨ dzień wpływu do Organizatora zgłoszenia reklamacyjnego.

§ 7

WŁASNOŚĆ INTELEKTUALNA

  1. Tytuł i program Konferencji i Expo, w tym strona www, układ, loga, grafiki, zdjęcia, pliki audio i video wykorzystywane do promocji Konferencji i Expo jak i prezentacje przysługują Organizatorowi albo osobie trzeciej (jeśli zostało tak oznaczone) i są prawnie chronione.
  2. Powyższe oznaczenia i materiały nie mogą być wykorzystywane bez pisemnej zgody Organizatora albo osoby trzeciej będącej właścicielem praw, w szczególności nie mogą być używane w powiązaniu z produktami lub usługami osób trzecich w sposób, który może wprowadzić potencjalnych klientów Organizatora w błąd lub w inny sposób zaszkodzić Organizatorowi. Kopiowanie materiałów konferencyjnych lub/i nagrywanie Konferencji i Expo, a także udostępnianie takich materiałów i nagrań jest nielegalne oraz podlega odpowiedzialności karnej zgodnie z ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
  3. Uczestnikowi ani żadnej osobie trzeciej nie wolno usuwać, zakrywać, uniemożliwiać odczytania ani zmieniać znaków towarowych, informacji o prawach autorskich lub innych oznaczeń dotyczących praw własności zawartych w jakichkolwiek materiałach dotyczących Konferencji i Expo.

§ 8

DANE OSOBOWE

  1. Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy iż:
    1. administratorem danych osobowych jest Digital Learning Centre sp. z o.o. ul. Algierska 7, 03-977 Warszawa. Dane kontaktowe: Digital Learning Centre sp. z o.o. ul. Algierska 7, 03-977 Warszawa, tel. + 48 791 204 350, email: rodo@dlc.org.pl
    2. dane osobowe przetwarzane są w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą lub wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą; wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych osobowych (np. wynikającego z przepisów podatkowych lub rachunkowych), dochodzenia lub zabezpieczenia roszczeń. Przedmiotem umowy jest umożliwienie wzięcia udziału w odpłatnej konferencji organizowanej przez administratora danych w dniach 12-13 listopada 2024r.
    3. podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit. b) i lit. c) RODO – wskazane przepisy pozwalają administratorowi danych na podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą lub wykonanie umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą; wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych osobowych (np. wynikającego z przepisów podatkowych lub rachunkowych), dochodzenia lub zabezpieczenie roszczeń.
    4. dane osobowe będą przekazywane innym odbiorcom tj.: partnerom świadczącym usługi techniczne, partnerom handlowym, przedsiębiorcom telekomunikacyjnym, firmom świadczącym usługi hostingowe i doradcze, dostawcom platform internetowych służących do organizacji i świadczenia usługi online, firmom archiwizującym dokumenty, operatorom pocztowym, przewoźnikom, firmom drukującym korespondencję lub obsługującym korespondencję
    5. okres, przez który dane osobowe będą przechowywane: dane osobowe przetwarzane w celu zawarcia lub wykonania umowy oraz wypełnienia obowiązku prawnego administratora danych osobowych będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy, a po jego upływie przez okres niezbędny do zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń, wypełnienia obowiązku prawnego administratora danych (np. wynikającego z przepisów podatkowych lub rachunkowych).
    6. osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych jej dotyczących, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych do innego administratora danych.
    7. osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo do wniesienia skargi do polskiego organu nadzorczego lub organu nadzorczego innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej, właściwego ze względu na miejsce zwykłego pobytu lub pracy osoby, której dane dotyczą lub ze względu na miejsce domniemanego naruszenia RODO.
    8. podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą lub wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą; wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych osobowych (np. wynikającego z przepisów podatkowych lub rachunkowych), dochodzenia lub zabezpieczenia roszczeń. W przypadku niepodania danych umowa nie zostanie zawarta i udział w konferencji nie będzie możliwy
  2. Niezależnie od powyższych postanowień:
    1. W przypadku uczestników bezpłatnych – wyrażają oni zgodę na przekazanie danych swoich osobowych partnerom i sponsorom wydarzenia,
    2. W przypadku uczestników płatnych –mogą wyrazić odrębną, opcjonalną zgodę na przekazanie swoich danych sponsorom i partnerom.

§ 9

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Organizator udostępnia treść Regulaminu przed zawarciem Umowy.
  2. Regulamin może zostać okazany także w inny sposób, na indywidualne żądanie Uczestnika, Nabywcy lub osoby trzeciej, jeżeli występuje problem z wyświetleniem bądź przeczytaniem Regulaminu. W tym celu prosimy o kontakt.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie w dowolnym momencie.
  4. Zmiany w regulaminie obowiązują od momentu ich wprowadzenia.
  5. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie Konferencji i Expo, a także do jej odwołania w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych niezależnych od Organizatora.
  6. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie mają zastosowanie odpowiednie przepisy prawa polskiego.
  7. Wszelkie spory pomiędzy Organizatorem będą rozstrzygane najpierw ugodowo, a następnie przez Sąd właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora.